Firmy coraz częściej – świadomie bądź nie – stają przed pytaniem co robić w sytuacji gdy ich pracownicy prowadzą blogi. Generalnie występuje kilka możliwych wariantów takiej sytuacji:

• Pracownik prowadzi bloga prywatnego pod swoim nazwiskiem (lub pod pseudonimem – nickiem, który umożliwia jego łatwą identyfikację). Z założenia nie można żadnemu pracownikowi zabronić prowadzenia osobistego lub innego rodzaju bloga. Dotyczy to także pozostałych aktywności w sieci, takich jak komentowanie wpisów na blogach czy udział w forach. Może się jednak zdarzyć, że pracownik na swoim prywatnym blogu będzie poruszał tematy związane z pracą lub pracodawcą. Pomiędzy wpisami na inne tematy może pisać na przykład o zwykłych sprawach biurowych, takich jak jakość jedzenia na stołówce, humor szefa czy zepsutej od tygodnia widzie.
• Pracownik może prowadzić prywatnego bloga pod nickiem, który uniemożliwia skojarzenie go z firmą. W takiej sytuacji niewiele można zrobić, prawdopodobnie w zdecydowanej większości pracodawca w ogóle nie jest świadomy takiej aktywności. Jeśli na blogu poruszane są tematy związane z firmą, można próbować, na podstawie zamieszczanych informacji”wyśledzić” taką osobę. Jednak taki pracownik jest raczej świadomy ewentualnych konsekwencji “odkrycia” jego działalności, zatem zapewne będzie w dobry sposób kamuflował swoją tożsamość.
• Pracownik może tworzyć bloga związanego ze swoją praca na rzecz firmy z własnej inicjatywy. To dosyć popularna forma blogowania, zwłaszcza w dużych korporacjach. Najczęściej tego typu blogi są prowadzone przez osoby, które żyją z pracy intelektualnej – programiści, osoby zajmujące się finansami, projektowaniem, marketingiem, etc. Najczęściej także inicjatywa związana z założeniem bloga w zamyśle pracownika ma ułatwić mu kontakt lub zbudowanie zrozumienia jego pracy u osób spoza firmy – najczęściej klientów, partnerów czy kontrahentów.
• Pracownik prowadzi bloga firmowego w ramach swoich obowiązków. W tej sytuacji, firma posiada relatywnie największą “kontrolę” na treścią bloga. Jednak zazwyczaj jest to kontrola realizowana “po fakcie”, czyli pod dokonaniu wpisu.

Opisane powyżej sytuacje, zdarzają się coraz częściej. Niektóre firmy aby wychodzić naprzeciw ewentualnym zagrożeniom wprowadzają u siebie tak zwane kodeksy prowadzenia blogów (nazywane także “zasadami” czy “regułami”). W wielu sytuacjach inicjatywa stworzenia kodeksu wychodzi od samych pracowników.

Kodeksy przyjmują różne formy, długość, złożoność czy wreszcie sposób stosowania. Spotyka się dwa modele stosowania kodeksów: publikacja w sieci wewnętrznej lub na blogu korpoarcyjnym – do “zapoznania się” dla wszystkich zainteresowanych, oraz drugą formę, w której firmy wymagają od pracowników podpisania oświadczenia, w którym zapoznali się oni z zasadami.

Poniżej zamieszczam przykładowy zestaw zasad. Zamieściłem już wcześniej podobny wpis na swoim podstawowym blogu (można się tam zapoznać z komentarzami) . W kolejnych wpisach będę bardziej szczegółowo opisywał poszczególne punkty “Zasad” oraz podawał przykłady i uzasadnienia.

Zasady prowadzenia blogów przez pracowników:

1. Nasza firma z zasady uznaje, że cała prywatna aktywność pracowników jest ich indywidualną sprawą. Należy jednak mieć na uwadze że wszelkie działania zarówno w godzinach pracy jak i poza nimi, które mogą wpływać na efektywność pracy, wydajność innych pracowników lub bezpośrednio na kondycję samego przedsiębiorstwa, w naturalny sposób będą w obszarze zainteresowania firmy.Dlatego każdy, kto chce prowadzić bloga powinien zapoznać się z zasadami obowiązującymi w firmie. Te same ogólne zasady postępowania, które obowiązują pracowników dotyczą także wszystkich aktywności internetowych.
2. Każdy pracownik ma prawo do wyrażania opinii oraz innych form uczestnictwa w życiu społecznym, w tym do korzystania z blogów, mechanizmów wiki, forów, serwisów społecznościowych i innych form aktywności w sieci. Za każdym razem, kiedy publikujesz informacje w internecie jest to twoja indywidualna decyzja. Każdy pracownik jest indywidualnie odpowiedzialny za wszelkie wpisy, komentarze i posty.
3. Zawsze kiedy prowadzisz bloga o swojej pracy w firmie lub na temat powiązany z jej działalnością rób to w sposób otwarty – podając swoje imię i nazwisko oraz stanowisko lub inne informacje, jakie mogą wydawać się niezbędne dla właściwego odczytania twojej pozycji w firmie. Pisz w pierwszej osobie. W ten sposób czytelnicy będą lepiej rozumieć, że wyrażasz poglądy własne a nie firmy.
4. Jeśli prowadzisz bloga, publikujesz komentarze lub posty zawsze zamieszczaj w widocznym miejscu informację w poniższej lub zbliżonej formie „Wpisy na tym blogu są moimi własnymi poglądami i nie muszą odpowiadać oficjalnemu stanowisku firmy w której pracuję.”
5. Blogi nie są miejscem które firma uznaje za oficjalne kanały komunikacji. Nie komentuj żadnych informacji i prognoz dotyczących finansów przedsiębiorstwa lub mogących mieć wpływ na wyniki finansowe. Obejmuje to między innymi prognozy dotyczące przyszłych wyników finansowych, informacje o potencjalnych partnerach czy informacje mogące mieć wpływ na wycenę akcji firmy. Jeśli masz wątpliwość czy wpis który chcesz opublikować może zostać uznany za stanowisko firmy w konkretnej sprawie skonsultuj się ze swoim przełożonym.
6. Nigdy nie ujawniaj informacji poufnych naszej lub jakiejkolwiek innej firmy. Nie podawaj informacji prywatnych o innych osobach bez ich wyraźnej zgody. Nie cytuj słów, dokumentów, rekomendacji klientów, partnerów i kontrahentów firmy. Nie ujawniaj ich tożsamości.
7. Nasza firma działa na wielu rynkach, a nasi pracownicy i klienci mogą mieć swoje własne poglądy i przekonania. Nie bój się wyrażać własnych poglądów, jednak szanuj także poglądy innych. Szanuj swoich czytelników, klientów i partnerów. Nie odnoś się do nikogo w sposób dyskryminujący bądź wartościujący.
8. Zawsze pierwszy poprawiaj swoje błędy. Nie kasuj i nie poprawiaj swoich poprzednich wpisów, komentarzy i postów bez wyraźnego zaznaczenia zmian. Zawsze jeśli znajdziesz w internecie ciekawą treść, nie unikaj linkowania do źródła. Staraj się aby publikowane przez ciebie informacje były wartościowe. Zawsze szanuj prawa autorskie, inne prawa majątkowe oraz zasadę fair use.
9. Osoby kierujące zespołami oraz mające istotny wpływ na politykę firmy powinny być świadome znaczenia ich głosu wyrażanego w sieci. Należy pamiętać, że każda publikacja w internecie może być także czytana przez podległych pracowników i przez nich różnie interpretowana. Blogi, fora czy inne formy dyskusji w internecie nie są miejscem do komunikowania się z pracownikami.